当たり前のことなのですが…
それは、作成前にきちんとネタを集めることです。
プレゼン資料を作成する上で最も重要なポイントは、作成前にきちんとネタを揃えるということです。作成中や作成後に揃えるのでなく、作成前に揃えます。当たり前のことなのですが、この当たり前のことが軽視されがちなため、改めて重要性を説明させていただきます。
良いネタが揃っていないと、良いプレゼン資料は作れません。まずネタありき、ネタ集め作業ありきです。この部分をおろそかにして前に進んでも、良いものは作れません。テキトーなネタをぽつぽつ揃えるのでなく、良いネタをできるだけたくさん揃える必要があります。そして、それらのネタを並べた上で、どのネタが不要でどのネタが必要なのか取捨選択していただく必要があります。実際に自分がプレゼンするシーンを思い浮かべて、じっくりと。
この「ネタを集めて、それらのネタの取捨選択をする」というプロセスは、プレゼン資料作成の中で最も重要な部分であって、かつ時間のかかる部分です。重要な部分であるにも関わらず、時間がかかって面倒なだけに手を抜いてしまう方が多いです。デザインでごまかそうと考えたり、業者に丸投げすればなんとかなるだろうと考えてしまいます。が、しかし…
料理人と食材の例え話
料理人を思い浮かべていただくとよく分かります。お客様から招待された料理人が「ここにある食材で何か旨いもの作って」と言われたとします。しかし、そこにあるのがテキトーな食材とテキトーな調味料があるのみでは、料理人は腕の振るいようがありません。最高の料理を作る料理人は、おそらく豊富な良質の食材の中から目的に合った最適な食材を厳選して集めることから始めるのではないでしょうか。素人は「技術でなんとかなるだろう」と考えがちですが、プロは「食材の選別がまず最重要」と考えるのだと思います。
良いプレゼン資料を作成することも、美味しい料理を作ることと同じ。
良いプレゼン資料を作ることも、良い料理を作ることも同じです。いちばん重要なのは「作る技術」というより、最初のネタ集めです。目的にあった良いネタをきちんと揃えることです。もちろん技術は重要ですが、技術だけでごまかされた成果物はちょっと空しいです。逆に、最高の和牛を使えば、ただ焼いただけで美味しいということになります。
料理を作るつもりでネタを集める。料理と同じプロセスで作る。
というわけで、これから料理を作るつもりでネタを集めましょう。できるだけ良いネタをできるだけたくさん集めます。集めたネタはいったんテーブルの上に全部並べて、どのネタが必要で、どのネタは不要か選別しましょう。不要なネタはあっても邪魔なだけなので、見えないところに退けておきましょう。お気に入りのネタ（食材）はそれぞれ加工（下ごしらえ）しておくと便利です。そうすれば、後で組み立てる（鍋に放り込む）だけで済みます。そういったパーツをいくつも用意しておけば、おのずとプレゼンの全体構成が見えてくるはずです。
どんなすごい料理人であっても、「まずは食材を揃える → 下ごしらえをする → 鍋などで調理する」といった手順を踏みます。食材を用意せずに、いきなり鍋で調理し始めることは天才料理人でも無理なのです。
どうしても足りないネタは作り手が用意してくれる？
料理人の話に戻ります。お客様から招待された料理人がキッチンに行くと、そこには最高の食材が豊富に揃っていました。これは料理人も作りがいがあります。ただ、いろいろ精査していくと、どうしても足りないネタがあることが分かりました。そのため料理人は自分で買い出しに行くことにしました。美味しいものを作りたいから、どうしてもそうなります。逆に、まともな食材がまったく揃っていなかったら「もう少しきちんと食材揃えてくださいよ、これだと本当に美味しいものは作れませんよ」と言うことになります。
このへんは弊社でも同じです。どうしても足りないネタはこちらから積極的に提案して盛り込んでいきます。しかし、ネタがまともに揃ってない場合は、まずネタを揃えることをお客様にお願いしています。
ネタは具体的に何を用意すればいいのか？
これはプレゼン内容によって大きく変わってきますのですべて挙げることはできませんが、ここではお客様が軽視しがちで不足しがちなものを挙げてみます。
●写真について
ネタとして特に写真を用意されないお客様もいらっしゃいます。言葉で論理的に説明するタイプのプレゼンの場合、写真の必要性はあまり感じないのかも知れません。ただ、写真が有るのと無いのでは信憑性に大きな差が出てしまいます。実物写真を見ないことには、いまいち信用できないものです。実際の商品の写真、生産現場の写真、販売シーンの写真、営業マンの写真、サービス状況の写真、実験や試験シーンの写真、ISO認証などの写真など、ビジネスに関わるすべてのシーンで写真が信憑性を高めます。社風で「我が社の社風は明るく楽しいです」とアピールしたい場合は、そういった楽しそうな写真も必要ですし、企業理念を語るなら代表者の人物写真もあったほうが良いです。サービス現場のリアリティを伝えたいなら、スタッフさんの笑顔の写真などは必須です。
また、デザイン上の問題として写真が無いと見栄えのいい構成ができませんので、見栄えの上でも写真は必要です。美しいイメージ写真などはこちらでも用意できますので、イメージ写真を有効につかって商品や企業のイメージを高めていきます。
●エビデンスについて
根拠となるものは、できるだけ明確にはっきりと示してあげた方が良いです。独自の理論や根拠でもおもしろいですが、できれば公的に信頼されているもの、統計やグラフ、図表、出典、オーソリティの意見などを引っ張ってくると効果的です。また実際の成功事例を挙げたり、お客様の声を紹介するのもいいかも知れません。
つづく・・・
（詳しくは直接ご相談ください）