プレゼン資料の作成を外注する際に注意したいこと①
まずは、どのプレゼンツールを使用するか
これまでプレゼンツールと言えば Microsoft PowerPoint が当たり前でしたが、最近はいろんな便利そうなプレゼンツールがたくさん登場しています。はたしてどのツールがいいのでしょうか？
それぞれのツールを特長ごとに挙げていくと結構な情報量になるので、ここでは外部の制作会社等にアウトソーシングすることを前提として、以下の重要な条件で絞り込んでみましょう。
制作会社で作ってもらったデータを自社（各部署）で修正することができるかどうか。
個々の異なるデバイス間で、再現性が同一であるかどうか。
印刷・プリントに向いているかどうか。
オフラインでも作業やプレゼンができるかどうか。
上記の条件で絞り込んでみましょう。
まず1に関して。
制作会社で作ってもらったデータを自社（各部署）で修正することができるかどうか。
制作会社でプレゼン資料を作ってもらったものの、後から数字や文言を微修正するといったことはよくあることです。そんな時にデータを自社で修正できないという状況はとても不便です。
データを自社（各部署）で修正するには、少なくともそのソフトウェアを社内・各部署で保有していなければなりません。あるいは、オンラインソフトウェアの場合は、少なくともアカウントを開設していて、修正権限を付与されていなくてはなりません。そして、それを扱う技術も必要です。
また、時には他部署にデータを送ったり、取引先に送ったりすることも出てきますから、送付先の環境も影響してきます。
このように考えますと、ある程度採用すべきツールが限定されてくるのではないでしょうか。
昨今、有名無名を問わず便利なプレゼンツールは多数登場していますが、自社で取り扱うことができない、送付先で取り扱うことができないというのであれば利便性はとても低くなります。
2に関して。
個々の異なるデバイス間で、再現性が同一であるかどうか。
制作会社側のPCとお客さん側のPCで見え方が違う（レイアウトが違う、フォントが違う、アニメーションが違う）というのは、とても困りものです。制作サイドにとっては、とてもやる気を無くしてしまう現象です。
Microsoft PowerPoint のApple版ともいうべき、Keynote というソフトがあります。Appleならではのデザインセンスが光る素晴らしいプレゼンツールで、以前、弊社も制作サービスのラインナップに取り入れようとしたことがありました。ところが、このKeynote、異なるデバイス間での再現性が同一ではないのです。MacとWindowsで異なるのは当然かもしれませんが、Mac同士でもOSのバージョンが違うと見え方が異なってしまいます。
Keynoteに限らず他にもいろんなプレゼンツールがありますが、異なるデバイス間での見え方が同じかどうかというのは必須のチェックポイントであると思います。
ちなみに、Microsoft PowerPoint の場合は、Windowsの基本フォントで作成すればどのWindowsでも同じように見えますし、独自フォントであってもフォントを埋め込み保存すれば Windows、Macともに同じ見え方になります。
３に関して。
印刷・プリントに向いているかどうか。
作成したプレゼン資料をプリンターで印刷したい場合は、当然のことながら使用すべきプレゼンツールが限られてきます。
昨今のプレゼンツールの多くは、印刷を前提として開発されていません。投影のプレゼンテーションを想定して開発されたものが多いので注意しましょう。
４に関して。
オフラインでも作業やプレゼンができ、データをPCに保存できるかどうか。
この４番目に関してはさほど重要ではないかも知れませんが、念の為に記載しておきます。
プレゼンツールに限らず、昨今はオンラインソフトウェアが増えています。オンライン環境下のみで作業したり、プレゼンに使用したりできます。オフライン環境下で使用する可能性がある場合は、オンラインソフトウェアは避けましょう。
まとめ。
弊社が提供するプレゼン資料の作成サービスでは、使用するツールは、ほぼ Microsoft PowerPoint 一択です。理由は上記によるものです。
プレゼン資料の作成を外注する際に注意したいこと②
求めるデザインクオリティと制作会社の対応範囲
デザインクオリティにこだわるなら、デザイン会社に。
プレゼン資料に限らず、「◯◯の作成代行」といったサービスはたくさんありますが、デザインクオリティにこだわるのならデザイン系の制作会社に依頼しましょう。
単に「◯◯のソフトが使える」、単なる打ち込み代行のような感じのサービスをやっているところもありますので、このへんは区別して考えましょう。
デザイン会社がプレゼン資料の制作に対応してくれるかどうか。
クオリティの高いものを作ると仮定して、デザイン会社に依頼する前提で考えてみます。
デザイン系の制作会社は、通常、紙媒体（パンフレットやチラシ等）の広告物を作っていたり、ホームページを作っていたりしますが、プレゼン資料の制作となると対応できる会社とできない会社に分かれてきます。PowerPointなどのプレゼン用のソフトを普段使っていないことが多いからです。
一般的なデザイン会社は Adobe Illustrator などを使っていますが、これらのソフトで作られたものは一般のお客さんが自分で改変するのは大変です。プレゼン用のソフトを普段から使用しているデザイン会社に依頼しましょう。
アニメーション機能（動き）をはじめ、BGMやナレーション、動画変換まで対応できるか。
プレゼンツールの基本でもあるアニメーション機能（動き）、BGMやナレーション、動画変換まで対応できると、使用できるシーンも大きく広がります。展示会で使用したり、ショールームで使用したり、WEBサイトにアップしたりできますので、単にプレゼンで使う資料以上の活躍ができます。
豆知識「アニメーション機能の効能について」
プレゼンで使うだけだからアニメーションは要らない、完全に静止画状態の画面でいいという方もいますが、動いているのと動いていないのでは見る人の集中力に大きな違いが出てきます。動くポイントがないと、聴衆はどこを見ていいか分からず、見ているうちについぼんやりとなってしまうものです。１スライド内に１クリックか２クリックくらいのアクションを加えると、集中しやすくなります。
弊社では主に PowerPoint を使用したプレゼン資料作成サービスを行っています。
デザイナーによるPowerPoint作成サービスです。
ご関心がございましたら、ぜひお問い合わせください。