プレゼンで使ったパワポデータを、プリントアウトして配布する時の注意



プレゼン用データをそのまま配布用に使う時に起きがちな弊害


通常、プレゼン用のパワーポイントではキャッチフレーズやキーワード、ビジュアル、図のみをパワーポイント上で見せて、残りの詳細説明はプレゼンテーターが口頭で説明することが多いものです。パワーポイント上に詳細を書いたとしても、箇条書きで並べる程度です。しかし、プリント配布用となれば、詳細説明のための文章がどうしても必要になります。


本来ならプレゼン用のデータとプリント配布用のデータを分けて作ればいいのですが、無理して一つのデータを共用しようとすると、以下のようなことが起きます。


●あるある その1

プレゼン用データをそのままプリント配布した結果、非常に大づくりで説明不足な意味の分からない配布資料になる。


●あるある その2

配布資料とすることを前提に、文章を大量に入れてパワーポイントを作った結果、プレゼン時に文字だらけの画面を見せなくてはならなくなってしまう。


というわけで、データは共用しない方がいいということになるのですが、でも、どうしても共用したいという場合には作り方にコツが必要です。


説明は後回しにして、結論から書きますと、

デザイン上の基本原則として、「キーワードは非常に大きく、説明文は非常に小さくする」ということです。



小さくした説明文はプレゼン会場で読ませる必要はありません。なので「読まなくていいよ」というメッセージが伝わるくらい小さくします。読めなくても問題ありません。しかし、これをいざA4サイズ大にプリントアウトすると、説明文の文字サイズは読むに最適な大きさになります。


一般の方がやりがちな間違ったデザインは、キーワードも説明文もすべて大きくしてしまうところです。全部読ませたいと思うあまり、すべての文字を大きく表示してしまい、結局何も目立たなくなってしまうというパターンです。


パワーポイントデータの作成サイズは?

共用する場合はA4サイズがおすすめ。


パワーポイントの作成サイズにはデフォルトとして、「16:9」と「4:3」が用意されていますが、他にA4サイズやその他いろいろあります。プリントアウトする際にはA4サイズにしておくと便利ですので、そのサイズをおすすめします。ちなみに、「16:9」サイズで作りますとプリントした時に、上下に空白ができます。「4:3」サイズで作りますと、左右に空白ができます。

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